Žderači vremena
Problemi poput:
• premalo vremena
• previše zadataka
• nemogućnost posvećivanja najbitnijim zadacima
• nemogućnost delegiranja
Svatko tko je neko vrijeme pokušao koristiti I završiti to-do listu, zna da je riječ o manje-više nemogućem zadatku. Ok, možda ste završili jednu, ali jeste li paralelno započeli još koju, “potpuno drugu, nevezanu listu”? Ili pretvorili ostatak stare liste u novu, jer “okolnosti su promijenjene”? Sve je to ok, I sve je to sasvim normalno, jer život ima svoja pravila I odvija se mimo lista.
Međutim, problem koji prati ovaj tip organizacije je vrijeme. Za razliku od zadataka kojih uvijek ima u izobilju, vrijeme je svima (jednako) ograničen resurs. A budući da ga ne možemo rastegnuti, bitno je utjecati na ono što možemo, a to je kvaliteta. Kvaliteta je glavni sastojak koji utječe na to jesmo li vrijeme (koje ide svojim tempom) iskoristili dobro ili se niste ni okrenuli, a već je petak.
Upravljanje zadacima vs. upravljanje vremenom
Kao što smo vidjeli, upravljanje zadacima i upravljanje vremenom dva su različita, ali povezana pojma.
• upravljanja zadacima = identificiranje, određivanje prioriteta i praćenje zadataka koje je potrebno dovršiti.
• upravljanje vremenom = proces planiranja i rasporeda kako ćete provesti svoje vrijeme.
Dok se upravljanje zadacima bavi onim što treba učiniti, upravljanje vremenom rješava kada i kako ćete to učiniti.
I upravljanje zadacima i upravljanje vremenom ključni su za učinkovito upravljanje vremenom. Međutim, služe različitim svrhama i trebaju se koristiti na različite načine.
Glavni bi kriterij trebala biti učinkovitost:
• Upravljanje zadacima je najučinkovitije kada se koristi za prepoznavanje i određivanje prioriteta zadataka koje je potrebno dovršiti.
• Upravljanje vremenom je najučinkovitije kada se koristi zajedno s planiranjem rasporeda rada.
Razumijevanjem razlike između ova dva pojma možete učinkovitije upravljati svojim vremenom i učiniti više. Evo dva visoko učinkovita prijedloga za kvalitetnije upravljanje vremenom:
1. Time blocking
Blokiranje vremena je metoda upravljanja vremenom koja od vas traži da svoj dan podijelite na vremenske blokove ispunjene određenom aktivnošću. Svaki blok namijenjen je izvršavanju određenog zadatka ili skupine zadataka i samo tih specifičnih zadataka. Umjesto da držite otvorenu listu obaveza (neverending to-do list) koja na očigled raste kako dan odmiće, svaki ćete dan započeti s konkretnim rasporedom u kojem je navedeno na čemu ćete raditi i kada. Više o ovoj metodi pročitatajte ovdje.
2. Prvo pojedite žabu
“Pojedete li ujutro živu žabu, teško da će vam se dogoditi išta gore tog dana”. Tako nekako glasi krilatica koja zapravo kaže da je najbolje kao prvi zadatak u danu napraviti onaj koji nam je najmrskiji, pa prelaziti na draže. Odnosno, dajte prioritet svom najvažnijem zadatku i maknite ga s puta odmah ujutro.
Morate li, primjerice, otpustiti radnika, taj će mav zadatak visiti nad glavom čitav dan, bit ćete mrzovoljni i ne pretjerano fokusirani jer vas ovo tišti. Ako je riječ o zadatku koji ne možete delegirati, obavite ga odmah i mirne duše (ako već ne i laka srca) nastavite sa svojim danom.
3. Iskoristite tehnologiju
I za određivanje prioriteta i za upravljanje vremenom, koristite tehnologiju. Postoji mnoštvo i besplatnih i plaćenih software-a koji omogućuju upravljanje vremenom i zadacima, koji vas automatski bacaju u offline način rada kada je vrijeme za deep work, koji vam rade automatske podsjetnike za sastanke i slično. Software poput Todoist ili Wobbly su genijalni za brzo, jednostavno i pregledno upravljanje vremenom (nemam nikakve koristi od ovih konkretnih, samo samtram da imaju dobar proizvod koji doista dobro funkcionira)
Za miloga boga, iskoristite ih, zaista olakšavaju život, jer…pa, ne morate paziti na vrijeme:)
Add a Comment