Kontrola vremena
Kontrolirate li svoje vrijeme ili ono kontrolira vas? Na prvu bismo svi voljeli misliti da smo mi ti koji kontoliramo svoje vrijeme, radimo raspored, biramo kada ćemo se baviti kojom aktivnošću – no, je li u praksi zaista tako?
Koliko vaših dnevnih zadataka spada u produktivan dio, a koliko u nužno zlo? Kada zamišljamo svoj idealni radni dan, on je produktivan, vi ste posvećeni onome u čemu ste najbolji, brzi ste, fokusirani i produktivni.
Odgovaranje na desetke mailova, telefonskih poziva i upadica kolega nije nužno na popisu idealnog radnog dana.
I premda nužna zla suvremene komunikacije ne možemo izbjeći, možemo birati kada ćemo im se posvetiti. Nije nužno odgovoriti na svaki email u trenutku kad se pojavi. Telefon može biti u silence modu, sa automatskim odgovorom da ćete se javiti kroz sat ili dva. Kolege mogu imati vrijeme za konzultacije. Ništa neće biti propušteno. A one zaista važne razgovore možete zakazati u specifično vrijeme, ono koje odgovara i vama i važnom sugovorniku ili temi.
Zvuči li vam štogod od navedenog poznato:
• Žonglirajte s mnogo različitih projekata/odgovornosti
• Provedite previše vremena u “reaktivnom načinu rada”, odgovarajući na e-poštu, poruke I upadice
• Vam je radni dan ispresijecan sastancima
• Borite se sa stalnim prekidima tijekom dana
• Nikako da pronađete vrijeme i mentalni prostor za razmišljanje o široj slici
Ako ste se prepoznali u jednoj od navedenih uloga, ovo je savršeno mjesto (i vrijeme) da probate upotrijebiti tzv. time blocking ili blokiranje vremena. Ideja je da se isti zadaci podijele u smislene vremenske blokove, umjesto da se odvijaju stihijski kako se pojavljuju.
Time blocking u praksi
Pogledajte primjer tipičnog radnog dana u uredu. Rad na projektu je ono što je vaš core business, odnosno ono u čemu ste najbolji i nezamjenjivi, ono što ne želite prepustiti ili delegirati.
Blokiranje vremena je metoda upravljanja vremenom koja od vas traži da svoj dan podijelite na vremenske blokove ispunjene određenom aktivnošću. Svaki blok namijenjen je izvršavanju određenog zadatka ili skupine zadataka i samo tih specifičnih zadataka. Umjesto da držite otvorenu listu obaveza (neverending to-do list) koja na očigled raste kako dan odmiće, svaki ćete dan započeti s konkretnim rasporedom u kojem je navedeno na čemu ćete raditi i kada.
Ključ ove metode je određivanje prioriteta unaprijed – s obaveznom tjednom revizijom. Pregledajte što slijedi za sljedeći tjedan i napravite grubu skicu svojih vremenskih blokova za svaki dan. Na kraju svakog radnog dana pregledajte sve zadatke koje niste završili – kao i sve nove zadatke koji su stigli – i prilagodite svoje vremenske blokove za ostatak tjedna u skladu s tim.
Znajući što vam slijedi, nećete morati trošiti energiju na donošenje odluka o sljedećem prioritetu.
Deep work ili slučajne nuspojave
Metoda možda djeluje banalno, no ima iznenađujuće duboke posljedice.
Uklonivši skakanje sa zadatka na zadatak, upadice ip rekice, omogućili ste si da se određeno vrijeme posvetite jednom zadatku. To znači da ste u potpunosti na njega koncentrirani, imate dublje uvide i lakše rješavate poteškoće na koje nailazite putem. Ovo je posebno korisno kada je riječ o rješavanju problema ili kreiranju nečeg novog. Vaši su mentalni resursi u potpunosti posvećeni jednom zadatku ili problemu. A što ste više posvećeni jednom zadatku, to više vježbate sposobnost tzv. deep work-a.
I posljednje, podiže se efikasnost za tzv. “shallow work” – hitne, ali ne pretjerano važne zadatke, poput odgovaranja na mailove ili papirologiju. Zadovoljstvo postignuto dubokim radom poput istraživanja, programiranja ili dizajniranja svakodnevne će, sitnije zadatke, učiniti mnogo lakšima i bržima. Posebno kada ih grupirate i obavljate odjednom. A vama će odjednom biti puno lakše odlučiti kada reći “ne”.